Planejamento financeiro estratégico para as instituições de ensino: como potencializar recursos e ter mais previsibilidade

Gerenciar uma instituição de ensino é desafiador, especialmente quando se trata de manter as finanças sob controle. Como garantir que sua escola ou faculdade esteja preparada para o futuro, mesmo diante de incertezas e imprevistos? Um planejamento financeiro estratégico pode ser a resposta. Neste artigo, vamos explorar como você pode maximizar recursos e garantir mais previsibilidade na gestão financeira da sua instituição, utilizando tecnologias voltadas para o setor educacional.

Por que o planejamento financeiro é tão importante?

Imagine que você vai sair de férias para outra cidade ou país e não tem um mapa. A não ser que você já tenha visitado esse local, você ficaria perdido, certo? Este é o papel principal de um planejamento financeiro estratégico: saber qual é o melhor caminho para a sua instituição de ensino. Com um bom planejamento financeiro estratégico, é possível prever ações, fazer escolhas mais assertivas, manter o financeiro controlado e saber como agir com possíveis imprevistos. 

Benefícios de manter um planejamento financeiro bem estruturado 

• Controle de gastos: com todo o planejamento feito, fica mais fácil ter uma visão geral de onde o dinheiro está sendo gasto e direcioná-lo para as áreas mais importantes. Contar com uma plataforma financeira que gere relatórios financeiros atualizados, ajuda a monitorar os gastos em tempo real, além de oferecer insights que irão otimizar ainda mais o orçamento. 
• Previsibilidade financeira: o segredo para uma gestão financeira mais tranquila é ter previsibilidade financeira, porém, como conseguir isso dentro do mundo acadêmico em que as taxas de inadimplência escolar vivem em progressão? Em 2022, as taxas de inadimplência no ensino superior, no primeiro trimestre, já chegavam a 8,6%, segundo estudo feito pelo Instituto Semesp. Utilizar um sistema automatizado possibilita o acompanhamento do comportamento de cada aluno e do seu histórico de pagamento. Além disso, a utilização de réguas de cobrança automatizadas possibilitam criar etapas de cobranças com alertas de vencimento, evitando que seus alunos esqueçam de realizar seus pagamentos. 
• Sustentabilidade a longo prazo: é de extrema importância, além das ações citadas, também criar uma reserva financeira e planejar uma captação de recursos que garanta que a instituição de ensino esteja funcionando e sustentável por muitos anos. Criar estratégias de captação que tragam retorno financeiro rápido como aderir ao processo seletivo e de matrículas totalmente digital é uma excelente estratégia para potencializar a captação de novos alunos e aumentar a receita rapidamente. 
• Eficiência operacional: otimizar processos internos, além de reduzir custos e trazer mais sustentabilidade, faz com que o time administrativo e financeiro consiga ter mais tempo para pensar estrategicamente em operações mais assertivas. Utilizar recursos tecnológicos que auxiliem nesse processo, não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também direciona a instituição para prezar pelo que mais importa, em sua essência: a educação. 

Como maximizar os recursos?

Agora que você já sabe os benefícios de ter um planejamento financeiro estratégico, é hora de entender melhor como maximizar os recursos financeiros para potencializar ainda mais os objetivos da instituição de ensino. Listamos algumas dicas práticas que irão te ajudar:

1. Faça uma análise detalhada dos custos: faça, refaça e reveja todos os gastos feitos pela instituição de ensino. Identificar as áreas que podem reduzir os custos e realizá-los para outras mais urgentes é uma opção. Para fazer uma análise detalhada e em pouco tempo, você pode utilizar uma plataforma financeira que automatize isso enquanto você analisa os dashboards para tomar decisões mais assertivas. 
2. Diversificação de receita: já dissemos por aqui e iremos repetir, uma instituição de ensino é uma empresa como qualquer outra. E como toda empresa, o lucro é um dos objetivos que fortalecem a existência da instituição de ensino. Porém, nem só de cursos vive uma escola ou faculdade privada. É fundamental diversificar a receita com outras fontes de entrada financeiras, como treinamentos, eventos, mentorias, workshops e parcerias. Em resumo: fontes de curto prazo que trazem receita imediata. 
3. Otimização da gestão da tesouraria: você realmente sabe tudo o que acontece na tesouraria da sua instituição de ensino? Na correria do dia a dia, ou até mesmo com as falhas que cometemos (ou esquecemos), é basicamente normal algum detalhe ou informação passar despercebido. Por isso, é importante manter um controle que esteja ao alcance de todos para eventuais consultas. Os relatórios e informações precisam estar disponíveis para que todos do setor e os gestores tenham acesso sem que a informação fique centralizada, ou até mesmo, desatualizada. É importante que a gestão financeira conte com o auxílio de alguma automatização que facilite a visualização e acesso das informações financeiras em tempo real. 
4. Tenha previsibilidade financeira: esta dica é essencial, mas desafiadora para qualquer gestor (não apenas na educação). Como prever estrategicamente algo que é intangível? E é aí que entra uma habilidade fundamental para todo gestor: pensar estrategicamente. Crie projeções financeiras baseadas em tendências, como o comportamento financeiro dos alunos, por exemplo. Você também pode prever e ajustar cenários futuros baseados no que você enxerga como tendência do que está por vir. Não existe mágica aqui, mas existem recursos inovadores para isso, o objetivo é usar a tecnologia e os dados a seu favor. Para isso, é importante ter dashboards que irão disponibilizar dados e informações que irão te auxiliar a ter mais previsibilidade na gestão da sua instituição de ensino. 

Em resumo, investir em ter um planejamento financeiro estratégico é o maior retorno que você terá ao longo da sua gestão, além de manter a saúde financeira da instituição de ensino. Com isso, é possível maximizar recursos, ter mais previsibilidade e, principalmente, garantir o crescimento sustentável sem interferir no fundamental: oferecer uma excelente educação para os seus alunos. 

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